Немного подробнее о способах взаимодействия
Корпоративная почта команды Gymnasium работает на платформе Yandex. Персональный корпоративный адрес (фамилия@gymnasium.team) создается с помощью системного администратора. Все официальные переписки с контрагентами и внутри компании происходят через нее. Рекомендуем не использовать корпоративную почту в личных целях.
Во внутренней переписке мы всегда используем ключевые слова в теме письма. Да и во внешней переписке очень рекомендуем.
Если тема касается какого-то клуба, то в теме указываем его префикс. Если это какие-то документы с нашими партнерами, то указываем имя контрагента. Если речь пойдет о ваших персональных вопросах, то указываем фамилию. Например, САВ/ Волкова Е./ Вопрос по графику работы.
Могут встречаться следующие обозначения:
Ниже приведены префиксы каждого клуба/структурного подразделения:
САВ - клуб на Саввинке (в Хамовниках)
КРЛ - клуб в Крылатском
ФИЛ - клуб в Филях
ЛАП - клуб в Лапино
РИГ - клуб на Новой риге
ПТР - клуб в Санкт-Петербурге
ПАТ - клуб на Патриарших
ЛАБ - Sports Lab
ОФС - офис
ГИП - Гимназиум и партнеры
ГЭВ - Гимназиум Эвентс
ГРег - Гимназиум регионы
В тексте письма описываем задачу или проблему максимально понятно. Порой бывает что очевидные в вашей работе вещи неочевидны коллегам из другого отдела.
Если оно есть, обязательно загружаем через вставку (вложение), а не способом перетаскивания в окно письма.
*Если так случилось, что письмо отправилось без файлов, то отправляем новое письмо с темой, текстом и приложением.
Некоторая корпоративная информация хранится на Google drive (Гугл диск), здесь вы можете найти графики работы, отпусков, расписания занятий, контакты и много всего полезного. Важно относится к данной информации бережно, чтобы она не попала к посторонним лицам.
Чтобы запросить доступ к общим файлам, достаточно самостоятельно зарегистрировать аккаунт в Google и обратиться к владельцу файла за доступом.
В качестве корпоративного мессенджера мы пользуемся программой Slack. Это приложение стоит установить на своем смартфоне, чтобы не пропускать важные сообщения.
Приглашение в Workspace Gymnasium можно получить через корпоративную почту на Yandex от системного администратора.После того, как ты вводишь полное имя и фамилию, ты получаешь доступ к основному рабочему каналу general.
Далее следует полностью заполнить свой профиль, внести номер телефона, указать род деятельности в компании и добавить свое портретное фото(только, пожалуйста, не с пляжа или кровати).
Для общения по темам мы используем разные каналы, например отделпродаж, рассылки, cup_moscow. Пригласить в канал может любой его участник. Лучше всего настроить оповещения на новые сообщения в них, чтобы всегда быстро владеть свежей информацией. Отвечать на сообщения следует в ветке комментариев, так сохраняется структура, в которой легко искать ответы по темам.
Понять, что в каком-либо канале появилось новое сообщение можно, если его название в левом боковом меню подсвечено жирным.
Программа позволяет обратить к конкретному пользователю в общем чате. Для этого стоит поставить символ @, затем набрать имя сотрудника, он появится в выпадающем списке. Все упоминания и ответы на сообщения содержатся в разделе Обсуждения (Threads). Важно не оставлять вопросы без ответа, от этого зависит качество нашей общей работы.
Для командной работы над задачами мы используем платформу Trello. Регистрацию в сервисе Atlassian делаем самостоятельно. Далее любой участник "доски" может пригласить к ней нового, достаточно знать его почту или username.
В Trello в под каждую задачу можно создавать отдельную карточку, в которой необходимо поставить сроки выполнения, присоединить причастных людей, четко описать задание. Сюда можно прикреплять файлы и ссылки, добавлять чек-лист выполнения задачи, писать комментарии. Для упоминания конкретного человека необходимо также использовать команду @.
Всегда старайтесь оперативно отвечать на обращения и комментарии, отслеживать сроки задачи, перемещать карточки по спискам в соответсвии с их статусом. Если есть необходимость, можно двигать сроки задачи, упомянув в комментарии причину.